Sempre que um evento vai contar com a presença de autoriadades exige um cuidado maior na sua preparação. O planejamento precisa ser muito minucioso e é normal que o Chefe do Cerimonial acompanhe passo a passo.

Existe o que se chama de "destacamento precursor" que é justamente a equipe que vai verificar o local, questões de segurança, rota de fuga e outros detalhes.

A equipe do cerimonial do evento se reune com a equipe precursora e é feita a análise de todo o evento, incluindo análise da planta do evento, fluxo de pessoas e de veiculos.

O cerimonial apresenta o roteiro do evento, incluindo aí todos os que irão fazer pronunciamento.

Deve ser pensada em uma sala VIP, onde os executivos da empresa irão recepcionar as autoridades, e é de bom tom que seja servido café, água e alguns canapés, antes do inicio do evento. Essa sala deve ficar proxima e com facilidade de acesso ao local onde acontecerá o evento.

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